複合機の相談で最初に出てくるのは本体の金額です。ただ、契約が終わるまでに払う総額はリース料とカウンター料金の2本立てで決まります。カウンター料金は1枚刷るたびにかかり、モノクロとカラーで単価が別です。月に何千枚も動く事務所なら、本体を値切るよりカウンター単価を1円下げたほうが効きます。逆も同じです。

ですから、このページで先に決めていただきたいのは3つです。①月に何枚刷っているか（モノクロとカラーを分けて） ②リースが残り何か月あるか ③紙で出す必要がどれだけ残っているか。この3つで、本体とカウンター単価のどちらを詰めるかが決まります。

1つ、自社に不利なことも書きます。枚数が少ない事務所では、複合機を入れ替えないほうがよい場合があります。いまの機械が動いていて部品の供給も続いているなら、再リースのほうが総額で安いことがあります。

枚数が少ないうちは総額のほとんどがリース料で、本体の大きさとリース年数が効きます。枚数が増えるとカウンター料金が追い越し、本体を値切っても総額は動きません。カラーの単価と、カラーで刷る必要が本当にある枚数を見直すほうが早いです。

カラー単価はモノクロ単価より高いのが一般的です。設定の初期値をモノクロと両面にするだけで総額が下がる事務所もあります。機械を替える前にやれることです。

いまの複合機は社内のネットワークにつながり、読み取った書類を共有フォルダーに置きます。IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版でも、複合機の共有設定を間違えて情報を覗き見られるトラブルが挙げられています。

当社が入れ替えのときに確認するのは、管理者パスワードを出荷時から変えること、外に向いた口を開けたままにしないこと、そして返却する古い機械の記憶装置をどう扱うかです。